一、核心结论
迎接体系认证审核，材料准备是否充分直接影响效率和结果。体系运行时间在现场审核前至少应达到3个月以上，并至少进行了一次内部管理体系审核和管理评审。本清单涵盖体系管理、内审、管理评审、质量管理、仓库管理、设备管理、人员管理等关键环节，旨在查漏补缺，确保体系运行证据清晰、完整。
二、体系管理类材料
| 序号 | 材料名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 |
管理手册 | 明确质量、环境、职业健康安全方针、目标及组织架构 |
| 2 | 外来文件清单 | 包括法律法规清单、外来标准要求、技术文件要求、客户要求等 |
| 3 | 公司内部文件清单 | 包括程序文件、管理文件及三级文件 |
| 4 | 技术文件清单 | 包括工艺流程图、图纸、工艺规程等 |
| 5 | 文件发放记录清单 | 可以是纸质、系统或电子邮件，根据企业运行决定 |
| 6 | 各部门质量记录清单 | 覆盖各体系核心流程 |
| 7 | 公司所有已签发的质量管理体系文件 | — |
| 8 | 文件作废记录 | 作废形式不仅限于纸质，可以是系统或邮件等其他形式确认或签收 |
法规依据： 《认证机构管理办法》第二条规定，认证机构是指依法取得资质，对产品、服务和管理体系是否符合标准、相关技术规范要求，独立进行合格评定的具有法人资格的证明机构。企业应确保体系文件现行有效，并与实际运行一致。
三、公司内审类材料
| 序号 | 材料名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 |
内审管理程序 | 规定内审的策划、实施、报告和跟踪流程 |
| 2 | 年度审核方案 | — |
| 3 | 年度内审计划及日程安排 | — |
| 4 | 内审小组长任命书 | — |
| 5 | 内审成员资格证书复印件 | — |
| 6 | 首次会议记录 | — |
| 7 | 内审检查记录表 | — |
| 8 | 末次会议记录 | — |
| 9 | 内审报告 | — |
| 10 |
不符合报告及纠正措施验证记录 | — |
| 11 | 数据分析的有关记录 | — |
标准依据： GB/T 19001-2016第9.2条要求组织按策划的时间间隔进行内部审核，以确定质量管理体系是否符合组织自身对质量管理体系的要求以及本标准的要求，并得到有效实施和保持。
四、管理评审类材料
| 序号 | 材料名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 | 管理评审管理程序 | — |
| 2 | 管理评审计划 | — |
| 3 | 管理评审会议“签到表” | — |
| 4 | 管理评审记录 | 管理者代表报告、与会者讨论发言或书面材料 |
| 5 | 管理评审报告 | — |
| 6 | 管理评审后的整改计划和措施 | 纠正、预防和改进措施记录 |
| 7 | 跟踪验证记录 | — |
标准依据： GB/T 19001-2016第9.3条要求最高管理者按策划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。管理评审的输入应包括审核结果、顾客反馈、过程绩效、纠正措施状况等，输出应包括改进机会和变更需求。
五、质量管理类材料
| 序号 | 材料名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 | 监视测量设备清单、年度校准计划 | — |
| 2 | 检验器具校准证书或检定报告 | — |
| 3 | 现场检验器具的管理 | 有无标识，废弃设备有无挂报废标识 |
| 4 | 过程检验记录 | — |
| 5 | 成品检验报告 | — |
| 6 | 来料检验记录 | 有几个品种的认证就拿几个 |
| 7 | 不合格品的处理跟踪情况与反馈 | — |
六、仓库管理类材料
| 序号 | 材料名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 | 原材料、半成品、成品明细台账 | — |
| 2 | 工具名细台账 | — |
| 3 | 量具明细台账 | 包括量具检定状态、检定日期、复检日期及检定证书保存 |
| 4 | 不合格量具、工具的控制 | 报废手续 |
| 5 | 量具检定记录 | — |
| 6 | 原材料、半成品、成品标识 | 包括产品标识和状态标识 |
| 7 | 入、出库手续 | — |
七、设备管理类材料
| 序号 | 材料名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 |
设备清单 | — |
| 2 | 检修计划 | — |
| 3 | 设备维护保养记录 | — |
| 4 | 特殊过程设备认可记录 | — |
| 5 | 标识 | 包括设备标识和设备完好状态标识 |
八、生产过程管理类材料
| 序号 | 材料名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 | 各个工序的生产流程 | — |
| 2 | 年度生产计划及生产、服务过程实现的策划（会议）记录 | — |
| 3 | 完成生产计划项目清单（台账） | — |
| 4 | 自检记录 | — |
| 5 | 不合格品台账 | — |
| 6 | 生产现场环境管理记录 | — |
| 7 | 合格率统计记录，不合格品分析记录 | — |
| 8 | 生产过程沟通记录 | 如会议 |
| 9 | 现场在制品防护 | 包括标识 |
| 10 | 作业流程图 | 包括工序要求 |
九、外部供方管理类材料
| 序号 | 材料名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 | 合格供应商名录 | — |
| 2 | 合同评审记录 | — |
| 3 | 合同及订单下达记录 | — |
| 4 | 供应商资质的收集 | — |
| 5 | 供应商不符合的投诉和反馈信息 | — |
| 6 | 供应商的评审记录 | 包括新供应商 |
| 7 | 年度供应商绩效评价记录 | — |
法规依据：新版《质量管理体系认证规则》（CNCA-QMS-01:2025）自2026年1月1日起实施，规定认证机构应建立文件化的认证记录、认证资料归档留存制度，对认证全流程形成的记录、报告等资料进行归档，确保认证全过程可追溯。
十、人力资源管理类材料
| 序号 | 材料名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 |
人员名册 | — |
| 2 | 培训记录 包括签到和培训评价记录 | 包括签到和培训评价记录 |
| 3 | 年度培训计划 | — |
| 4 | 特种人员名单及证件的有效性提供 | — |
| 5 | 各部门职责、岗位职责 | — |
| 6 | 组织架构 | — |
十一、销售管理类材料
| 序号 | 材料名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 |
客户满意度 | 包括调查清单及分析结果 |
| 2 | 销售订单、销售合同及相关评审记录 | — |
| 3 | 顾客管理清单 | — |
| 4 | 销售目标完成情况 | — |
| 5 | 顾客投诉售后服务记录 | — |
十二、总结
体系认证审核前材料准备的核心要点：
1、体系运行时间：现场审核前至少运行3个月以上
2、内审与管评：至少完成1次内部审核和1次管理评审
3、文件控制：确保现行有效，作废文件有记录
4、记录完整性：各环节记录齐全、可追溯
5、人员能力：特种人员证件有效，培训记录完整
关键行动清单：
✅ 确认体系运行满3个月
✅ 完成至少1次内审和1次管理评审
✅ 整理各部门质量记录清单
✅ 核验特种人员证件有效期
✅ 准备完整的不符合项整改闭环记录
参考资料：
1、GB/T 19001-2016《质量管理体系 要求》
https://www.bhxcc.com.cn/c/2026-09-20/648059.shtml
2、GB/T 24001-2016《环境管理体系 要求及使用指南》
https://www.bhxcc.com.cn/upload/resources/file/2026/09/09/QRW0KQN2QQ4XMPPCEQ3DESB3KE2U.pdf
3、GB/T 45001-2020《职业健康安全管理体系 要求及使用指南》
https://std.samr.gov.cn/gb/search/gbDetailed?id=A02801294949EBB4E05397BE0A0AB6FE
4、新版《质量管理体系认证规则》（CNCA-QMS-01:2025）
https://www.sac.org.cn/announcementpublished/info.aspx?itemid=228317
5、《认证机构管理办法》（2020年修订版）
https://www.cnca.gov.cn/zwxx/bmgz/art/2020/art_51c1964b505545e79f84377d88a7c68c.html
6、《认证证书和认证标志管理办法》
http://xcaa.org.cn/list_view.php?id=141
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