一、内部审核工作存在的问题
(一)审核员综合能力不够
管理体系内部审核员均经过相应管理体系知识和审核技能的培训,来自企业各部门,对企业内部情况较为熟悉。但由于审核员在文化水平、专业背景、具体岗位、性格情绪、责任心等方面存在差异,加之对管理体系知识的掌握程度、沟通技能上的不足,在审核过程中容易出现专业知识欠缺、审核覆盖面不足、检查点代表性不强、证据认知存在偏差、沟通技能欠缺等问题,导致审核结果与实际状况不符,或引发审核员与受审核方之间的矛盾。
(二)审核受到内部干扰
内部审核员来自企业各部门,通常以部门专责、班组长为骨干,个别审核员来自基层生产班组,在开展审核工作时,难免产生心理压力或受到外部干扰。部分审核员面对日常工作中作为管理者的受审核方,甚至是自身上级(如班长审核部门经理)时,存在畏难情绪甚至畏惧心理,未能依照相关管理文件要求严格审核;有的审核员在面对不同意见时,不敢坚持自身看法,也难以坚守原则。
(三)内部审核员责权利不一致
内部审核员在审核工作中面临技术要求与公正性的双重考验,要高质量、公平公正地完成审核任务,需投入更多精力学习掌握相关知识与技能,同时承受较大的心理压力。然而,企业内部审核员多为兼职,在绝大多数企业中未获得相应报酬,岗位付出与所得不匹配,责权利不对等,导致审核员积极性不足、责任心不强,时间一长,部分基层生产管理骨干便不愿再担任内部审核员。
(四)对审核结果不够重视
由于企业未建立有效的审核结果惩处制度,或出于避免得罪人的考虑,导致审核员不愿或慎重开具不符合项,审核发现结论避重就轻。内部审核发现一般分为观察项、一般不符合项和严重不符合项三类,若审核发现对管理体系正常运行存在重大影响,或一般不符合项重复出现,应界定为严重不符合项。部分审核员因怕得罪人,致使有的企业管理体系运行多年,内部审核中从未开出严重不符合项;有的企业在定期内部审核中,一般不符合项逐渐减少且呈现同质化、重复化现象,甚至出现在涵盖体系全部要素和范围的内部审核中未开出一个一般不符合项,而全部作为观察项处理的情况。这是管理体系运行中对内部审核结果缺乏重视与考核所导致的问题。
二、改进内部审核工作的对策
(一)严格把好内部审核员入口关
内部审核员是决定内部审核质量的关键因素,因此,应从选拔环节入手,夯实内部审核工作基础。
1.设置学历和专业门槛
审核是一种复杂的管理活动,在内部审核过程中,要求审核员既具备扎实的文化知识,也要拥有与审核范围主要业务相匹配的专业背景,以及在本企业较为丰富的管理经验。企业在选拔内部审核员时,一般应选择大专及以上学历,具有与本企业生产管理业务相同或相近的专业背景,并具备一定管理体系推贯工作经验的人员。
2.经过培训和持证上岗
内部审核员应掌握相应的管理体系知识与审核技能。企业应组织员工参加相关管理体系知识的学习,通过管理体系内部审核员培训考核,取得相应管理体系内部审核员资格证书,方可作为备选人员。同时,在取得资格证书后,每年应组织审核员参加审核方面的学习、考试、考察和交流活动,持续提升审核能力。
3.选拔合适的内部审核员
企业内部审核员的选拔,应综合考量候选人员的学历、专业背景、工作经验、工作岗位、沟通能力、工作态度、管理体系知识、审核技能等因素,一般应选择大专以上学历、具备5年以上工作经验、担任技术或管理专责及以上职位的人员;应注意选用沟通能力强、工作态度好、责任心强的员工,年龄一般在30至50岁之间最为适宜。若为制造型企业,内部审核员应具备生产技术岗位工作经历,现任职于技术或管理岗位(如专责、生产管理或技术部门部长(经理)、主任等),应尽量避免选用财务、党委办等综合管理或后勤服务部门人员及基层班组人员担任内部审核员,以防止审核不专业的情况发生。此外,可实行内部审核员任职制,结合实际情况变化,逐年适当调整审核员,以保障审核员的数量与质量。
(二)加强内部审核管理工作
加强内部审核管理工作,检查管理体系运行的符合性与有效性,是有效提升企业管理体系运行成效的重要途径。企业内部审核管理包括审核组织工作管理、审核结果管理和内部审核员管理三方面内容,三者相辅相成、相互影响。
1.做好审核组织工作管理
在组织企业内部审核时,应事先做好审核策划,明确审核范围,公布各受审核部门(或班组)的审核条款或要素,合理搭配各审核小组人员,注重能力均衡并避免审核自身相关业务,准确安排好各项审核事务的时间与地点。对于工作时间较为特殊(如需倒班运行)的受审核部门,审核小组应提前联系协商现场审核时间与进度,尽量不因审核影响安全生产工作。
2.合理处理审核结果
首先,应树立内部审核员的权威,使其在公平公正审核中得到尊重,审核结果获得认可。其次,要加强对审核结果的跟踪处理。对审核发现的观察项,可口头或书面提醒改进,无需提交改进证据;对一般不符合项和严重不符合项,应要求责任部门及时组织整改,并由内部审核员验证后关闭;对重复发生的问题应作升级定性处理,如将一般不符合项升级为严重不符合项。保持体系正常运行属于各岗位人员履行日常基本职责,对出现严重不符合项的责任部门(班组)应予以处罚并重点跟踪整改,确保严重影响管理体系运行的事件不再发生。
3.加强对内部审核员的管理
首先要选拔合适的内部审核员,确保其既有能力又愿意做好审核工作;其次要尽量做到责权利一致,使内部审核员在完成审核工作的同时获得相应报酬;再次要加强对内部审核员的监督,制定行为准则,审核主管部门应全程跟踪审核员在审核过程中的表现;最后应对审核员的审核工作进行考核,表现优秀的给予奖励,存在不足的予以提醒或调整。









